Обеспечение соответствия новым правилам сканирования HCBS и HIPAA

Окончательное правило для служб на дому и в сообществе (HCBS), вступившее в силу 13 марта 2023 года, оказывает значительное влияние на то, как поставщики управляют и защищают данные клиентов. Ключевым компонентом этого правила является безопасное обращение с записями, которое все чаще требует оцифровки посредством сканирования. Этот сдвиг, хотя и повышает доступность и эффективность, вносит новую сложность в соблюдение требований HIPAA и обеспечение безопасности данных в здравоохранении. В этой статье мы рассмотрим новые требования, опишем потенциальные проблемы и предложим стратегии для обеспечения соответствия вашей организации.

Ключевой вывод 1Новые правила HCBS требуют безопасного управления записями, что часто требует сканирования и оцифровки.

Ключевой вывод 2Соблюдение требований HIPAA имеет первостепенное значение при сканировании и хранении конфиденциальной информации о здоровье (PHI).

Ключевой вывод 3Внедрение надежных мер безопасности, включая контроль доступа и шифрование, имеет решающее значение.

Ключевой вывод 4Использование технологических решений, таких как Didit, может автоматизировать и обезопасить процесс сканирования и проверки.

Понимание новых требований к сканированию HCBS

Исторически, поставщики HCBS в значительной степени полагались на бумажные записи. Обновленные правила поощряют, а в некоторых случаях требуют, электронную документацию для улучшения координации помощи, повышения качества анализа данных и усиления контроля. Это естественным образом приводит к увеличению сканирования существующих бумажных записей и внедрению цифровых процессов приема. Однако простого сканирования документов недостаточно. Правила подчеркивают важность поддержания конфиденциальности, целостности и доступности информации о клиентах, что напрямую соответствует правилам HIPAA.

В частности, правило HCBS требует от поставщиков продемонстрировать наличие у них политик и процедур для защиты данных клиентов от несанкционированного доступа, использования или раскрытия. Это включает в себя физические меры безопасности для бумажных записей и надежные протоколы кибербезопасности для цифровой информации. Несоблюдение требований может привести к штрафам, включая потерю финансирования Medicaid.

HIPAA и сканирование: сложная взаимосвязь

Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) регулирует использование и раскрытие защищенной медицинской информации (PHI). Сканирование записей клиентов вызывает несколько проблем, связанных с HIPAA. Во-первых, сам процесс сканирования должен быть безопасным. Использование нешифрованных сканеров или хранение отсканированных изображений в незащищенных сетях может создать уязвимости. Во-вторых, критически важен контроль доступа. Только уполномоченный персонал должен иметь возможность просматривать и изменять отсканированные записи. В-третьих, надлежащая утилизация исходных бумажных записей после оцифровки должна соответствовать правилам утилизации HIPAA. Распространенной ошибкой является простое выбрасывание бумажных записей без измельчения, что приводит к раскрытию PHI.

В отчете Protenus Breach Barometer за 2022 год было обнаружено, что 60% нарушений в сфере здравоохранения были вызваны инсайдерами, что подчеркивает важность надежного контроля доступа и журналов аудита — что часто упускается из виду в процессе оцифровки.

Лучшие практики для безопасного сканирования и оцифровки

Чтобы справиться с этими проблемами, поставщикам здравоохранения следует внедрить следующие лучшие практики:

• Безопасные сканеры: Используйте сканеры со встроенными функциями безопасности, такими как шифрование и очистка данных.
• Шифрование: Шифруйте все отсканированные документы как при передаче, так и в состоянии покоя.
• Контроль доступа: Внедрите контроль доступа на основе ролей, чтобы ограничить доступ к PHI в зависимости от должностных обязанностей.
• Журналы аудита: Ведите подробные журналы аудита всего доступа и изменений к отсканированным записям.
• Резервное копирование и восстановление данных: Регулярно создавайте резервные копии отсканированных данных и имейте план аварийного восстановления.
• Управление поставщиками: Если вы используете стороннюю службу сканирования, убедитесь, что она соответствует требованиям HIPAA, и подпишите соглашение о деловом партнерстве (BAA).
• Обновление политик и процедур: Пересмотрите и обновите существующие политики и процедуры HIPAA, чтобы отразить новый рабочий процесс сканирования.

Роль управления цифровыми правами (DRM)

Помимо основных мер безопасности, рассмотрите возможность реализации управления цифровыми правами (DRM). Технологии DRM могут добавить дополнительный уровень защиты, контролируя способ доступа, печати и обмена отсканированными документами пользователями. Это может предотвратить несанкционированное копирование или распространение конфиденциальной информации. Хотя DRM может быть сложным в реализации, оно обеспечивает мощную защиту от утечек данных, особенно в средах с высоким риском внутренних угроз.

Как Didit помогает

Didit предоставляет комплексную платформу идентификации, которая может помочь поставщикам здравоохранения соответствовать новым требованиям HCBS к сканированию и обеспечивать соответствие требованиям HIPAA. Наша платформа предлагает:

• Безопасная проверка документов: Проверяйте подлинность отсканированных документов, снижая риск мошеннических претензий.
• Интеграция контроля доступа: Интегрируйте с существующими системами контроля доступа для управления разрешениями пользователей.
• Ведение журналов аудита: Создавайте подробные журналы аудита доступа к документам и их изменениям.
• Шифрование данных: Все данные зашифрованы при передаче и в состоянии покоя.
• Автоматизация рабочих процессов: Автоматизируйте рабочие процессы сканирования, уменьшая количество ошибок, допущенных вручную, и повышая эффективность.

Платформа Didit разработана для оптимизации процесса оцифровки и поддержания самого высокого уровня безопасности и соответствия. Мы берем на себя сложные технические аспекты, позволяя поставщикам сосредоточиться на предоставлении качественной помощи.

Готовы начать?

Ориентироваться в новых правилах HCBS и соблюдать требования HIPAA может быть сложно. Didit здесь, чтобы помочь.

Закажите демонстрацию, чтобы узнать, как наша платформа может оптимизировать ваш процесс сканирования и защитить конфиденциальную информацию ваших клиентов.

Ознакомьтесь с нашими ценами и выберите план, который соответствует вашему бюджету.

FAQ

Q: Что составляет сканер, соответствующий требованиям HIPAA?

Сканер, соответствующий требованиям HIPAA, должен предлагать такие функции, как шифрование данных при передаче и в состоянии покоя, безопасное хранение данных и возможность очистки данных после использования. Он также должен интегрироваться с вашей существующей инфраструктурой безопасности и соответствовать отраслевым стандартам защиты данных.

Q: Нужно ли получать согласие клиента перед сканированием его записей?

Да, как правило. Хотя правило HCBS поощряет оцифровку, вы все равно должны соблюдать правило о конфиденциальности HIPAA, которое требует получения действительного разрешения от клиентов перед использованием или раскрытием их PHI, включая сканирование их записей. Убедитесь, что ваши формы согласия явно касаются процесса оцифровки.

Q: Каковы штрафы за несоблюдение правил HCBS и HIPAA?

Штрафы за несоблюдение могут быть значительными, начиная от финансовых штрафов и заканчивая потерей финансирования Medicaid. Нарушения HIPAA могут привести к штрафам в размере до 1,75 миллиона долларов США за каждое нарушение, а несоблюдение требований HCBS может привести к планам корректирующих мероприятий и потенциальному прекращению программы.

Q: Как я могу убедиться, что мой сторонний поставщик услуг сканирования соответствует требованиям HIPAA?

Прежде чем привлекать стороннего поставщика, убедитесь, что он готов подписать соглашение о деловом партнерстве (BAA). Проведите комплексную проверку, чтобы оценить его методы обеспечения безопасности и убедиться, что у него есть надлежащие меры для защиты PHI. Регулярно отслеживайте его соответствие и устраняйте любые выявленные недостатки.