Alex Rio: “Njia pekee ya kufahamu kweli tunashughulika na nani ni kupitia mchakato thabiti wa KYC”

Álex Río ni mtaalamu mahiri wa masuala ya compliance, akijikita zaidi katika kuzuia utakatishaji fedha (AML) na kupambana na ufadhili wa ugaidi (CTF) katika sekta ya bima. Akiwa mtaalamu wa AML/CTF, anakuja na ufahamu mpana kuhusu usimamizi wa hatari, ufuataji wa kanuni, na umuhimu mkubwa wa michakato ya “Kumfahamu Mteja Wako” (KYC).

Kufuatia uhamisho wake kutoka sekta ya benki kwenda sekta ya bima, Río anatoa mitazamo ya kipekee kuhusu hali inayobadilika ya masuala ya compliance kifedha. Anasisitiza kwamba “KYC ni muhimu—njia pekee ya kuelewa kwa kina tunafanya kazi na nani ni kupitia mchakato madhubuti wa uhakiki.”

Katika mahojiano haya, Río anatoa picha kamili ya jinsi kampuni za bima zinaweza kukabili mazingira magumu ya kisheria, kutumia maboresho ya kiteknolojia, na kudumisha uwiano makini kati ya utekelezaji mkali wa sheria na kuhudumia wateja ipasavyo.

Swali: Unawezaje kufafanua jukumu muhimu la KYC na AML katika kulinda uadilifu wa sekta ya bima?

Jibu: Siyo tu kwa makampuni ya bima, bali kwa taasisi au kampuni yoyote inayowajibika kisheria, KYC ni jambo la msingi. Kwa nini? Kwa sababu kinachomtofautisha mteja wa kawaida na mtu mwenye historia ya shughuli haramu ni kiwango cha ufahamu tulicho nacho kumhusu. Njia pekee ya kujua kikamilifu tunayeshughulika naye ni kupitia mchakato thabiti wa KYC.

Tuseme ni jambo lenye umuhimu wa hali ya juu. Huu ndio wakati tunawasiliana moja kwa moja na mteja, kukusanya taarifa zote muhimu, na kuzihakiki kwa kuzilinganisha na orodha mbalimbali, kufanya uchunguzi kwenye benki data za ndani na nje, pamoja na kutafuta taarifa kutoka vyanzo vya wazi.

Iwe ni kipengele pekee au la, KYC bila shaka ni moja ya nguzo kuu katika mazingira ya kuzuia utakatishaji fedha (AML).

Swali: Ni hatari zipi maalum ambazo michakato hii inasaidia kuipunguzia kampuni ya bima?

Jibu: Zaidi ya hatari za kisheria, ambazo zinapaswa kuzingatiwa wakati wote, michakato hii inafanikisha mambo kadhaa:

• Kuhakikisha kwamba mtu anayeanzisha uhusiano wa kibiashara ni kweli yule anayejitambulisha kuwa, jambo ambalo ni muhimu mno.
• Kutambua wazi hatari kupitia mchakato imara wa KYC. Ikiwa hatari hizo zinaweza kuvumilika, basi zinapaswa pia kupunguzwa.

Pia, ikiwa tunamjua vyema mteja tunayefanya naye biashara, tunaweza kupata taarifa muhimu kutoka vyanzo vya nje ili kupunguza hatari kubwa za AML/CTF — kama vile viunganisho na makundi ya kigaidi au makosa ya utakatishaji fedha — endapo mteja ana historia hiyo.

KYC inatupa uwezo wa kupunguza hatari hiyo ya awali. Kupunguza hatari katika AML ni mchakato endelevu unaoendeshwa kupitia awamu mbalimbali, sawa na hisia unazopata unapokutana na mtu kwa mara ya kwanza.

Hii ndiyo sababu KYC inatusaidia kuepuka kuingia kwenye mahusiano ya kibiashara na watu wasiotakikana.

Swali: Kufanya kazi na mikakati ya upimaji hatari (risk profiling) ni muhimu kwenu katika sekta ya bima, sivyo?

Jibu: Kufanya upimaji wa hatari katika kuzuia AML ni muhimu sana — na umuhimu huo unaongezeka siku hadi siku. Kuna njia na mbinu tofauti za kushughulikia hili; la msingi ni kutambua hatari za sasa na zijazo.

Hatari ni hali inayobadilika mara kwa mara, na inapaswa kuunganishwa na ufuatiliaji endelevu na zana za kufuatilia mienendo ya mteja.

Katika sekta ya bima, maeneo ya mawasiliano na mteja ni machache ukilinganisha na benki. Mteja analipia sera, kisha mara nyingi ataendelea tu hadi tarehe ya upyaishaji au anapofanya malipo au mabadiliko. Tofauti na benki ambapo miamala inafanyika muda wote, fursa za kuibua hali maalum za hatari kwa kila mteja ni chache zaidi.

Swali: Je, sekta ya bima iko katika hatari zaidi ya udanganyifu ukilinganisha na sekta nyingine?

Jibu: Kimsingi inategemea kiwango cha hatari kinachoikabili kampuni na aina ya bidhaa ilizonazo. Kwa mfano, kuruhusu malipo taslimu kwa bidhaa fulani kunaweza kuongeza hatari. Ingawa hatari inayotarajiwa kawaida huwa ndogo kuliko kwenye benki, ufuatiliaji wa kila mara wa shughuli zote bado ni jambo la lazima.

Hatari kubwa zaidi katika sekta ya bima inapatikana kwenye bidhaa za akiba na uwekezaji. Bidhaa hizi zinaweza kubeba hatari fulani za utakatishaji fedha, lakini mara nyingi haziangaliwi kama hatari ya juu.

Kwa sababu hiyo, ufuatiliaji wa miamala ni jambo muhimu—likiwa limeunganishwa na maelezo ya hatari na mazingira ambapo shughuli za mteja zinatofautiana na mwelekeo unaotarajiwa kulingana na wasifu wake.

Pia, mawakala wa kibiashara — wanaoshikilia mawasiliano na mteja — wanachangia mno kuhakikisha mtiririko endelevu wa taarifa na maarifa. Kwa hakika, wao humjua mteja vilivyo. Hata hivyo, hilo linapaswa kuungwa mkono daima na zana zinazowezesha ufuatiliaji imara.

Swali: Basi, utamaduni wa kufuata taratibu (compliance culture) katika kampuni ni muhimu…

Jibu: Sitasema ndicho kila kitu — lakini ni karibu kila kitu. Na si tu kuwasaidia wateja kuepuka hatari, bali pia kushughulikia hatari zinazohusiana na wafanyakazi na sera za kupambana na rushwa. Eneo hili mara nyingi husahaulika wakati wa kujadili utakatishaji fedha, lakini ni sehemu muhimu ya kanuni za compliance na miiko ya kimaadili.

Haswa unapoendesha biashara na wateja waaminifu, kunaweza kujitokeza urafiki ambao upo nje ya sera za kampuni au makubaliano ya nje. Kwa maneno mengine, kufuata kanuni ndani ya tamaduni ya kampuni ni jambo lisiloweza kuepukika.

Kwa sababu hii, kuwa na mbinu ya “mwongozo kutoka juu” (tone from the top) ni muhimu sana. Kama uongozi umejitoa kwenye compliance, taasisi ina uwezekano mkubwa zaidi wa kuunda utamaduni madhubuti. Bila hivyo, huenda pasiwe na rasilimali za kutosha kutekeleza hilo kwa ufanisi.

Swali: Endapo kutatokea kutofuata kanuni, ni matokeo gani kampuni yenye wajibu itakumbana nayo katika sekta ya bima?

Jibu: Matokeo ni yale yale kama kwa taasisi nyingine yoyote inayowajibika. Ndani ya kampuni, ikiwa inafahamika kuna matatizo ya compliance na mambo hayasahihishwi ipasavyo, lazima kuwe na hatua — ikiwa ni pamoja na uongozi kuchukua hatua au hata kufukuzwa kazi. Ni suala la umuhimu mkubwa.

Nje ya kampuni, tunazungumzia kudorora kwa sifa (reputational damage) na faini zinazotozwa na wasimamizi. Katika sekta yenye ushindani mkali, kudorora huko mara nyingi ndio kitisho kikuu zaidi, maana ni vigumu kukipima moja kwa moja, na umuhimu wake unapuuzwa mara nyingi.

Katika sekta yetu, tuna kipimo kinachoitwa NPS (Net Promoter Score), kinachoonyesha ni kwa kiasi gani mteja yuko tayari kukupendekeza kwa wengine. Sifa nzuri ni jambo muhimu sana hapa.

Swali: Vipi kanuni za AML katika sekta ya bima zimebadilika katika miaka ya karibuni?

Jibu: Kutoka kwenye benki kwenda sekta ya bima kulikuwa na mshangao mkubwa kwangu kutokana na utofauti uliopo, ingawa zote zina wajibu kisheria. Hata hivyo, ni sekta ya kuvutia sana. Katika miaka yangu miwili hapa, nimeona maendeleo makubwa, ikiwa ni pamoja na udhibiti unaokua kwa kasi na kina.

Hii inaweza kuchangiwa na SEPLAC, chombo cha udhibiti nchini Hispania, pamoja na kuanzishwa kwa AMLA, taasisi ya Ulaya ya hivi karibuni yenye mamlaka ya kusimamia moja kwa moja masuala ya kuzuia utakatishaji fedha.

Baadhi ya sekta hutanguliza mtazamo wa “compliance-first”, wakati zingine hufuata kanuni kirudufu, kulingana na mazingira.

Ninaamini shinikizo la kisheria linaongezeka, na uangalizi unazidi kuwa mkali. Japokuwa huenda tusifikie kiwango cha uchunguzi cha sekta ya benki, maendeleo yanaonekana dhahiri, na ninaona hali hii itakuwa na kasi zaidi siku zijazo.

Swali: Unafikiri falsafa hii ya “compliance-first” inaweza kuwa faida ya ushindani?

Jibu: Ni upanga wenye makali mawili, kutegemea sekta. Unapaswa kuzingatia kuwa kuwa kinara huja na hatari za ziada, hasa upande wa kibiashara. Kama unaweka vikwazo vingi zaidi kuliko washindani wako…

Kwa mfano, katika sekta yetu inayohusisha mawakala — ikiwa ni mawakala maalum, wao ni kama wafanyakazi. Lakini ikiwa ni mawakala wanaofungamana au madalali, kuweka vikwazo vingi wakati wa kuuza bidhaa kunaweza kuwafanya wapendelee bidhaa za washindani au hata kuacha kabisa.

Mfano, nikiomba masharti 15 na mshindani anaomba 5 tu, ukizingatia muda ni mali na kuna idadi kubwa ya sera kutolewa, kuna uwezekano mkubwa watakimbilia kwa mshindani.

Upande mwingine wa shilingi, kuonekana kama kampuni makini na inayotilia maanani masuala ya kimaadili kunaweza kukuza heshima yake. Hata hivyo, kusawazisha mambo haya ni zoezi gumu na nyeti.

Swali: Ni mbinu gani unazoziona kuwa bora zaidi za kuthibitisha utambulisho wa mteja kwenye bima?

Jibu: Kutokana na changamoto zinazoletwa na teknolojia za AI zinazozalisha maudhui (generative AI), utambuzi wa mbali unaweza kuwa mgumu kwa sababu ya uwezekano wa udanganyifu au nyaraka bandia. Kwa sasa, njia salama zaidi ni utambuzi wa ana kwa ana, kwa sababu kuna mashaka machache sana kwamba mtu ni yule anayejitambulisha kuwa.

Hata hivyo, huwezi kupiga marufuku kabisa utambuzi wa mbali. Lakini, kutokana na changamoto zilizopo, ni bora uzuiliwe kwa bidhaa zenye hatari ndogo hadi kuwe na mfumo dhabiti wa kisheria, kwani wahusika wenye nia mbaya mara nyingi wapo hatua moja mbele.

Swali: Kanuni kama eIDAS zinaweza kutatua tatizo hili…?

Jibu: Ndiyo, lakini kihistoria, sekta ya bima imekuwa ikisitasita kidogo kuhamasisha mageuzi haya — isipokuwa katika matukio machache.

Mara nyingi, kuanzisha zana hizi ni ghali na kuna utata wake, hali ambayo bado ni changamoto hadi leo.

Swali: Unaonaje kwamba teknolojia ya akili bandia na ujifunzaji wa mashine (machine learning) zinaweza kuboresha mchakato wa KYC na AML?

Jibu: Labda hili ndilo vuguvugu kubwa zaidi tangu mapinduzi ya viwandani — na bado tupo mwanzoni kabisa. Bado hatujaona uwezo wake wote, lakini tayari inaonekana kuwa nyenzo muhimu, hasa katika ufuatiliaji wa miamala na upangaji wa hatari. Kwa hakika, matumizi yake tayari yameanza.

Swali: Je, inawezekana kutimiza matakwa ya compliance bila teknolojia?

Jibu: Hili ni swali la kufurahisha, kwa sababu kanuni zinategemea zaidi mifumo ya TEHAMA. Kanuni zenyewe zinahitaji vifaa hivi. Kwa mashirika madogo yenye wateja wachache, huenda compliance ikadhibitiwa bila teknolojia.

Hata hivyo, kwa mashirika ya kati hadi makubwa, jambo hili halitekelezeki wala halina uhalisia. Kusimamia taarifa — hasa kuichakata ili kuhakiki ufuataji wa kanuni — kunahitaji zana za kiteknolojia.

Kwa mfano, unaweza kufanya uchunguzi wa mikono (manual screening) kama una idadi ndogo ya wateja. Lakini ukishafikia maelfu au mamilioni ya wateja, inahitaji yote kuwekwa katika mfumo wa kidijitali.

Swali: Unaangalia viashiria gani vya muhimu zaidi kutathmini hatari za utakatishaji fedha katika sera ya bima?

Jibu: Kwa upande mmoja, tunaweza kutegemea hisia au ujuzi wa wakala pale ambapo jambo fulani haliendani na anachojua kuhusu mteja. Ni sawa na mji mdogo ambako kila mtu anajuana — hata katika miji mikubwa, mara nyingi unahisi jambo si la kawaida.

Majibu ya uongo (false positives) ni jambo la kawaida na huenda yasitokomee kabisa.

Lakini hilo ni eneo moja tu la kumtambua mteja.

Pindi tukishazingatia hisia hizo, zana za kiteknolojia zinaturuhusu kuchakata data na kugundua hali zisizoendana na wasifu. Kwa mfano:

• Kijana mdogo ambaye hana ajira dhahiri, lakini anataka kununua bidhaa ghali ya uwekezaji, ni kiashiria cha tahadhari.
• Kampuni yenye muundo mgumu inayojaribu kuficha mmiliki halisi.
• Ripoti hasi kwenye vyombo vya habari.

Vyote hivi vinashiria uwepo wa hatari. Mwishoni, yote yanategemea tumemjua vipi mteja. Ndiyo maana nimesema tangu mwanzo kwamba KYC si jambo la kukwepa.

Swali: Unadhibiti vipi uwiano kati ya taratibu kali na uzoefu mzuri wa mteja?

Jibu: Katika sekta ya bima, hili ni jambo la msingi, kwa sababu kutofautisha bidhaa kunaweza kuwa kazi ngumu. Wakati mwingine, mteja hana ufahamu wa kutosha kujua tofauti kati ya makampuni mawili yanayoshindana.

Kutoka mtazamo wake, kampuni mbili zenye sifa zinazofanana zinaweza kuonekana sawa kabisa. Hivyo, tajriba ya mteja inapaswa kuwa na usumbufu mdogo iwezekanavyo. Ni kweli kwamba zamani masharti yalikuwa machache, lakini yametanuka kadiri muda ulivyopita. Siku hizi, wateja wamejifunza kiasi, kwa sababu sekta ya benki imechukua jukumu la kuwaelimisha — karibu kila mtu ana akaunti ya benki na anajua haya mambo ya msingi.

Wanaponunua sera ya bima, tayari wana ufahamu wa michakato hii. Ingawa kanuni zinaweka taratibu karibu sawa miongoni mwa kampuni, kuna kiwango fulani cha mazoea kinachorahisisha mambo.

Hii ndiyo sababu ni muhimu kupata mizani, kuhakikisha ufuataji wa sheria unabaki kuwa kiini, huku ukipunguza vikwazo visivyo lazima kwa mteja. Huwezi kuacha compliance, lakini pia ni lazima kuzingatia uzoefu bora na rahisi kwa mteja.

Swali: Unafanyaje pindi unapotambua muamala unaotia mashaka?

Jibu: Taasisi yenye wajibu, kama sekta ya bima, inafuata kila mara mwongozo wa mdhibiti. Kuripoti shughuli zinazotiliwa shaka kumewekewa taratibu kali. Mara nyingi, tunategemea mwongozo wa “best practices” wa SEPLAC, ambao ndiyo dira yetu kubwa kwenye masuala ya utakatishaji fedha.

Mchakato wake kwa ufupi ni huu:

1. Kutambua shughuli inayotia shaka.
2. Kuchunguza na kuchambua, kutafuta taarifa, na kuandaa ripoti.
3. Iwapo, baada ya idhini ya ndani, itaonekana inafaa, shughuli hiyo inaripotiwa kwa SEPLAC kwa kutumia Fomu ya F19.

Ili kutambua na kuripoti vitendo hivyo vizuri, kuwa na vifaa stahiki ni muhimu. Usiri unachukua nafasi muhimu — si tu ili mteja asitambue anachunguzwa (jambo ambalo linaweza kubadilisha mwenendo wake), bali pia kulinda taarifa nyeti za ndani.

Mchakato huu ni muhimu kwa sababu ripoti zitumwazo kwa mdhibiti mara zote zina uchambuzi. Kudumisha ubora wa juu wa ripoti hizi ni kipaumbele, kuhakikisha kila moja inaashiria kweli hatari halisi na inakidhi matarajio ya kisheria.

Kuhusu Mwandishi

Víctor Navarro

Mtaalamu wa Kitambulisho cha Kidijitali na Mawasiliano

Mimi ni Víctor Navarro, mwenye uzoefu wa zaidi ya miaka 15 katika masoko ya kidijitali na SEO. Napenda teknolojia na jinsi inaweza kubadilisha sekta ya kitambulisho cha kidijitali. Katika Didit, kampuni ya akili bandia inayojishughulisha na kitambulisho, mimi ninaelimisha na kuelezea jinsi AI inaweza kuboresha michakato muhimu kama KYC na usimamizi wa sheria. Lengo langu ni kubadilisha internet kuwa ya kibinadamu katika enzi ya akili bandia, kutoa suluhisho zinazoweza kupatikana na zenye ufanisi kwa watu binafsi.

"Humanizing the internet in the AI age"

Para consultas profesionales, contacta conmigo en victor.navarro@didit.me